Ziekenhuizen zijn drukke plaatsen: naast patiënten en personeel die rondlopen, zijn er ook grote groepen voorbijgaande bezoekers die de hele dag in en uit lopen, en deze activiteit gaat 24/7 door. Het controleren van de bewegingen van mensen binnen ziekenhuisgebouwen om een veilige omgeving te creëren, vormt een belangrijke uitdaging voor facilitaire managers en vastgoedbeheerders.
Tenzij een ziekenhuis gloednieuw is, is het waarschijnlijk in de loop der jaren organisch gegroeid. Ziekenhuistrusts veranderen en breiden hun gebouwen ad hoc uit, waardoor een ziekenhuis kan uitgroeien tot een uitgestrekt complex. Voor de facilitair manager is het een taak die vergelijkbaar is met het beheren van een landgoed ter grootte van een klein dorp.
Ziekenhuizen hebben veel gevaarlijke en kwetsbare gebieden, waar zich zeer dure apparatuur of materialen bevinden die in verkeerde handen gevaarlijk kunnen zijn. Toegangscontrole werkt als een rood licht en schrikt onbevoegde toegang af in gebieden die niet toegankelijk mogen zijn voor het publiek. Vaak voegen facilitaire en vastgoedmanagers een reeks toegangscontroleoplossingen toe om bepaalde gebieden veilig te houden. Maar hoe vinden ze de juiste balans tussen de behoefte aan toegangscontrole in zo'n complexe omgeving en met zoveel bepalende factoren, zonder het ziekenhuis in een gevangenis te veranderen? En hoe kan dit worden bereikt met een krap budget en beperkte middelen, zoals zo vaak het geval is in de gezondheidszorg?
Bepaal risicogebieden
Wanneer nieuwe ziekenhuizen in gebruik worden genomen, is het waarschijnlijk dat alle elementen van toegangscontrole worden geïnstalleerd om zo effectief mogelijk samen te werken. In ziekenhuizen die in de loop der tijd zijn gegroeid, wordt toegangscontrole vaak pas later toegevoegd en in sommige gevallen kan deze verouderd en duur in onderhoud zijn. Wat de omstandigheden ook zijn, beheerders van gebouwen moeten toegangscontrole beschouwen als onderdeel van het algemene beveiligingsplan en regelmatig risicobeoordelingen uitvoeren.
De hoofdingang en -uitgang aan de buitenkant van de gebouwen zijn overdag vrij toegankelijk. Eenmaal binnen in de gebouwen zal er een mix zijn van gebieden met zowel hoog als laag risico waarvoor toegangscontrole nodig is. Onderzoekslaboratoria en operatiekamers hebben bijvoorbeeld strengere beperkingen nodig dan de toegang tot algemene spreekkamers, en kinderafdelingen hebben een hogere prioriteit dan de schoonmaak- of linnenkasten. De voortdurende dreiging van diefstal heeft meer nadruk gelegd op de noodzaak om de toegang tot medicijnen, medicatie en chemicaliën te beveiligen. Het beperken van de toegang tot ruimtes met IT-systemen is belangrijk om de vertrouwelijkheid van patiënten te beschermen. Terwijl personeel en patiënten een veilige plek nodig hebben voor hun persoonlijke bezittingen terwijl ze werken of overnachten.
Er zijn veel verschillende gebieden om rekening mee te houden en een deel van de rol van de faciliteiten- en gebouwenbeheerder is om ze allemaal te beoordelen en de juiste prioriteiten te stellen. Dit kan worden gedaan met de hulp van een bouwcontroleur, die ook advies kan geven over voorschriften met betrekking tot branddeuren en vluchtroutes. De kosten zijn vaak de belangrijkste overweging voor de gebieden met de laagste prioriteit, en natuurlijk werkt wat werkt in één gebied of in één ziekenhuis niet noodzakelijkerwijs in andere ziekenhuizen, aangezien geen twee ziekenhuizen hetzelfde zijn. Door een aantal toegangscontroleoplossingen te selecteren en deze in combinatie te gebruiken, bereik je het beste resultaat.
Verschillende opties
De toegangscontrolesystemen die vandaag beschikbaar zijn, variëren van technologieën die ID-kaarten kunnen combineren met toegangssystemen tot de ouderwetse sloten en sleutels. Het gebruik van biometrische systemen wordt steeds gebruikelijker wanneer toegang tot een identiteit essentieel is om veiligheidsredenen, zoals bijvoorbeeld het verkrijgen van toegang tot een top onderzoeksfaciliteit of pathologisch laboratorium. Deze systemen maken gebruik van vingerafdruk- of irisherkenning en zijn zeer effectief, maar zijn over het algemeen te duur om in alle delen van het ziekenhuis te gebruiken.
Voordat een systeem of product wordt aangeschaft, moet de facilitaire manager overwegen hoeveel budget er beschikbaar is, wat de producten zullen kosten, hoeveel overlast de installatie zal veroorzaken, hoe gemakkelijk het product te gebruiken en te onderhouden zal zijn en vooral, hoe effectief het product zal zijn.
Toegangscontrole op basis van kaarten
Er zijn veel opties beschikbaar voor elektronische toegangscontrole op basis van kaarten. Kaarttoegang kan worden toegevoegd aan een enkele deur of aan meerdere deuren op dezelfde locatie of in meerdere gebouwen. Personeelsleden moeten met de kaart op de deur vegen om toegang te krijgen tot een ruimte. Kits voor een enkele deur kunnen worden gekocht voor slechts £400 plus de installatiekosten daarbovenop. Afhankelijk van de bedrading kan dit gemakkelijk het dubbele zijn van de oorspronkelijke aanschafkosten.
Een voordeel van toegangscontrole met kaarten is dat het ook kan worden gebruikt om de tijd en aanwezigheid van werknemers bij te houden. Hiervoor is software nodig waarmee het systeem via een pc kan worden beheerd. Als je de verschillende onderdelen voor de besturingseenheid, kaartlezer, kaarten en software bij elkaar optelt, kan een systeem met meerdere deuren meer dan 600 pond per deur kosten. De installatie van een multideursysteem kan gemakkelijk oplopen tot meerdere duizenden ponden, afhankelijk van de complexiteit van de bedrading.
Toegangskaarten kunnen ook dienen als ID-badges voor het personeel. Systemen met kaarttoegang vereisen iemand die de kaarten regelmatig beheert. Sommige kaarten raken onvermijdelijk kwijt of worden gestolen, dus moeten er nieuwe kaarten worden uitgegeven, wat kosten met zich meebrengt. De kaarten kunnen zo geprogrammeerd worden dat ze alleen toegang geven tot bepaalde ruimtes op bepaalde tijden, zodat de toegang selectief en tijdgevoelig kan zijn. Afhankelijk van het aantal uitgegeven kaarten en het aantal betrokken deuren, kan toegangscontrole met kaarten tijdrovend zijn om te beheren. Omdat er weinig bewegende delen zijn die kunnen slijten of stuk gaan, zijn kaartgebaseerde systemen vrij onderhoudsarm en zouden ze vele jaren betrouwbaar moeten werken. De meeste ziekenhuizen gebruiken een of ander pasjessysteem als primaire toegangsmethode voor het personeel. De systemen zijn duur, maar bieden een effectieve manier om verschillende functies in één systeem te combineren.
Op zichzelf staande producten
Op kaarten gebaseerde toegangscontrole is zeer effectief bij deuren met hoofdtoegang, maar vaak is het financieel niet haalbaar om met kaartgebaseerde oplossingen alle gebieden af te dekken die als risicovol zijn aangemerkt. Facilitair managers en beheerders van gebouwen moeten in staat zijn om andere gebieden te beveiligen met een minimum aan verstoring en de flexibiliteit om toegangscontrole één voor één toe te voegen. Het installeren van standalone toegangscontroleproducten, zoals deursloten met drukknoppen, is één oplossing. De sloten kunnen worden toegevoegd om bijvoorbeeld voorraadkasten of behandelkamers te beveiligen, heel snel en kosteneffectief zonder het hoofdsysteem voor toegangscontrole te beïnvloeden.
Drukknopsloten worden mechanisch of elektronisch bediend en kunnen worden gebruikt als primaire sloten op de meeste binnen- en buitendeuren. Er zijn ook drukknopsloten die gemakkelijk kunnen worden gemonteerd in plaats van sloten en sleutels op kastjes, kasten en kastjes. In ziekenhuizen zijn er veel toepassingen waar deze drukknopsloten gebruikt kunnen worden. Een nachtkastje is een voorbeeld, waar een patiënt 's nachts zijn/haar spullen veilig kan opbergen. In de lockermodus voert de patiënt een code in die slechts één keer wordt vergrendeld en geopend en daarna wordt gewist. Als een patiënt zijn code vergeet, kan iemand van de facilitaire dienst of de afdeling gebouwen de mastercode van een technicus gebruiken om het kastje te openen. Andere toepassingen zijn personeelskluisjes, medicijnkastjes en trolleys.
Beheer van toegangscode
Regelmatige codewijzigingen zorgen ervoor dat drukknopsloten een effectieve oplossing blijven om de toegang te beperken, bijvoorbeeld wanneer een personeelslid vertrekt. Codes moeten ook worden gewijzigd als het gevoel bestaat dat de beveiliging in gevaar is. De meeste mechanische drukknopsloten moeten van de deur worden gehaald voordat de code kan worden gewijzigd, wat 5 tot 10 minuten duurt. Codes op elektronische drukknopsloten kunnen worden gewijzigd terwijl het slot op de deur zit, wat slechts enkele seconden duurt.
In ziekenhuizen is de toegang tot bepaalde ruimtes ook tijdsgevoelig, dus er kunnen ruimtes zijn die 's nachts afgesloten moeten worden, maar overdag vrij toegankelijk moeten zijn. Dit kan een wachtkamer zijn of een ingang naar een polikliniek. Drukknopsloten hebben een 'codevrije' modus, waarbij een personeelslid het slot 's ochtends kan openen door de code in te voeren en het slot vervolgens in de 'codevrije' modus kan zetten, zodat patiënten en personeel overdag kunnen komen en gaan. Aan het eind van de dag kan de toegang tot die ruimte weer worden beperkt.
Investeer in het besparen van tijd
De prijs van drukknopsloten hangt af van de functionaliteit en de kwaliteit van de productie. Een standaard mechanisch drukknopslot kan tot 30 pond kosten. De beste elektronische drukknopsloten kosten enkele honderden ponden. Als je kijkt naar waar voor je geld gedurende de levensduur van het product, moeten facilitaire managers rekening houden met de kosten van doorlopend onderhoud. Als je bijvoorbeeld 50 mechanische sloten op instapniveau in één ziekenhuis hebt, kost het iets minder dan 10 uur om alle codes bij te werken, die mogelijk om de paar maanden moeten worden vervangen. Hoewel een elektronisch slot duurder is in aanschaf, kunnen de codes in enkele minuten worden gewijzigd zonder dat de deur hoeft te worden verwijderd, wat veel tijd bespaart in onderhoud.
Het probleem met sleutels
Het belangrijkste voordeel van drukknopsloten is dat ze het gebruik van sleutels overbodig maken. Sleutelbeheer kan een grote zorg zijn voor facilitaire managers of beheerders van gebouwen. Sleutels raken onvermijdelijk kwijt of worden gestolen, dus moeten er nieuwe sleutels worden uitgegeven en sloten worden vervangen, wat tijd en geld kost om op grote schaal te beheren. Het is onvermijdelijk dat er altijd een aantal deuren op locatie zijn waar een slot en sleutel nodig zijn om de deur te beveiligen tegen inbraak; een voorbeeld hiervan is de toegang tot personeelsaccommodatie waar sleutels alleen aan de bewoner worden verstrekt.
Kosten en functie in evenwicht brengen
Ziekenhuisgebouwen hebben complexe behoeften op het gebied van toegangscontrole. De sleutel tot het implementeren van succesvolle toegangscontrole is het vinden van een balans tussen kosten en functie, zodat er een veilige omgeving ontstaat die de mensen in het gebouw niet belemmert bij het uitvoeren van hun werk. Facilitair managers en beheerders van gebouwen moeten de specifieke toegangsvereisten van verschillende gebieden in het ziekenhuis beoordelen en de meest kosteneffectieve oplossing voor elke toepassing identificeren. Bij het bepalen van de kosten moeten gebouwenbeheerders rekening houden met kapitaal-, installatie- en lopende onderhoudskosten, waarbij ze in gedachten moeten houden dat het achteraf installeren van bedrade systemen aanzienlijke extra installatie- en herinrichtingskosten met zich mee kan brengen.
In de praktijk gebruiken de meeste facilitaire managers en vastgoedbeheerders een combinatie van de drie belangrijkste benaderingen die hier worden beschreven: kaartgebaseerde systemen voor bewaking en controle; drukknopsloten voor flexibiliteit, gebruiksgemak en lage kosten; en traditionele sleutels en sloten in gebieden waar slechts een klein aantal sleutels moet worden uitgegeven.