Sjukhus är platser där det händer mycket: förutom att patienter och personal rör sig, kommer och går också stora grupper av tillfälliga besökare hela dagarna, och aktiviteten pågår dygnet runt. Att kontrollera hur människor rör sig inom sjukhusbyggnader för att skapa en trygg och säker miljö är en stor utmaning för fastighetsförvaltare.
Om ett sjukhus inte är helt nytt har det sannolikt vuxit organiskt under ett antal år. Sjukhusförvaltningar ändrar och bygger till sina byggnader på ad hoc-basis, och som ett resultat kan ett sjukhus sluta som ett spretigt komplex. För anläggnings- eller fastighetschefen är det en uppgift som kan liknas vid att förvalta en fastighet som är lika stor som en liten by.
Sjukhus har många farliga och sårbara områden där det förvaras mycket dyrbar utrustning eller material som kan vara farligt i fel händer. Passerkontroll fungerar som en varningslampa och hindrar obehöriga från att ta sig in i områden som måste hållas stängda för allmänheten. Ofta lägger fastighetsförvaltare till en rad olika lösningar för passerkontroll för att hålla vissa områden säkra. Men hur balanserar de behovet av passerkontroll i en så komplex miljö och med så många avgörande faktorer, utan att förvandla sjukhuset till ett fängelse? Och hur kan detta uppnås med en snäv budget och begränsade resurser, vilket ofta är fallet inom NHS?
Fastställa "riskfyllda" områden
När nya sjukhus tas i drift är det troligt att alla delar av passerkontrollen installeras för att fungera tillsammans på det mest effektiva sättet. När sjukhusen har vuxit med tiden har passerkontrollen ofta lagts till vid ett senare tillfälle, och i vissa fall kan den vara mycket omodern och kostsam att underhålla. Oavsett omständigheterna bör fastighetsförvaltare betrakta tillträdeskontroll som en del av den övergripande säkerhetsplanen och regelbundet genomföra riskbedömningar.
Huvudingången och utgångsdörrarna på byggnadernas yttre omkrets kommer att ha öppen åtkomst under dagen. Väl inne i byggnaderna kommer det att finnas en blandning av både hög- och lågriskområden som kräver tillträdeskontroll. Forskningslaboratorier och operationssalar, till exempel, kommer att behöva strängare restriktioner än tillträde till allmänna konsultationsrum, och barnavdelningar kommer att ha högre prioritet än städ- eller linneskåp. Det fortsatta hotet om stöld har lagt större vikt vid behovet av att säkra tillgången till läkemedel, mediciner och kemikalier. Att begränsa åtkomsten till områden som innehåller IT-system är viktigt för att skydda patientsekretessen. Personal och patienter behöver en säker plats för sina personliga tillhörigheter medan de arbetar eller när de stannar över natten.
Det finns många olika områden att ta hänsyn till och en del av rollen som fastighetsförvaltare är att bedöma dem alla och prioritera därefter. Detta kan göras med hjälp av en byggnadskontrollant, som också kan ge råd om bestämmelser som rör branddörrar och utrymningsvägar. Kostnaden är ofta det största övervägandet för de lägst prioriterade områdena, och det som fungerar inom ett område eller på ett sjukhus fungerar naturligtvis inte nödvändigtvis på andra sjukhus, eftersom inget sjukhus är det andra likt. Genom att välja en rad olika lösningar för passerkontroll och använda dem i kombination kan man uppnå bästa möjliga resultat.
Olika alternativ
De passerkontrollsystem som finns tillgängliga idag sträcker sig från teknik som kan kombinera ID-kort med inpasseringssystem, till gamla hederliga lås och nycklar. Användningen av biometriska system blir allt vanligare där identitetsåtkomst är avgörande av säkerhetsskäl, som till exempel för att få tillträde till en toppforskningsanläggning eller ett patologilabb. Dessa system använder fingeravtryck eller iris och är mycket effektiva, men är i allmänhet för dyra för att användas i alla delar av sjukhuset.
Innan ett system eller en produkt köps in måste fastighetsförvaltaren överväga hur stor budget som finns tillgänglig, vad produkterna kommer att kosta, hur mycket störningar installationen kommer att orsaka, hur lätt produkten kommer att vara att använda och underhålla och framför allt, hur effektiv produkten kommer att vara.
Kortbaserad åtkomstkontroll
Det finns många alternativ för elektronisk kortbaserad passerkontroll. Kortåtkomst kan läggas till en enda dörr eller till flera dörrar, antingen på samma plats eller i flera byggnader. Personalen måste dra kortet på dörren för att få tillgång till ett område. En dörrsats kan köpas för så lite som 400 pund plus installationskostnaden utöver det. Beroende på hur mycket kablar som behövs kan detta lätt fördubbla den ursprungliga inköpskostnaden.
En fördel med kortbaserad passerkontroll är att den även kan användas för att registrera anställdas tid och närvaro. Detta kräver en programvara som gör att systemet kan hanteras via en PC. Om man lägger ihop de olika komponentkostnaderna för styrenhet, kortläsare, kort och programvara kan ett flerdörrssystem kosta upp till 600 £ per dörr. Installationen av ett flerdörrssystem kan lätt uppgå till flera tusen pund beroende på hur komplicerad kabeldragningen är, och installationen skulle säkert orsaka en del störningar.
Passerkort kan också fungera som ID-brickor för personalen. System för kortåtkomst kräver att någon hanterar korten regelbundet. Vissa kommer oundvikligen att tappas bort eller bli stulna, så nya kort måste utfärdas och kommer att medföra en kostnad. Korten kan programmeras så att de bara ger tillträde till vissa områden vid vissa tidpunkter, så att tillträdet kan vara selektivt och tidskänsligt. Beroende på hur många kort som utfärdas och hur många dörrar som berörs kan kortbaserad tillträdeskontroll vara tidskrävande att hantera. Eftersom det finns väldigt få rörliga delar som kan slitas eller gå sönder kräver kortbaserade system ganska lite underhåll och bör fungera tillförlitligt under många år. De flesta sjukhus använder någon form av kortbaserat system som primär tillträdesmetod för personalen. Systemen är dyra, men erbjuder ett effektivt sätt att kombinera flera funktioner i ett system.
Fristående produkter
Kortbaserad passerkontroll är mycket effektiv på huvuddörrar, men det är ofta inte ekonomiskt försvarbart att använda kortbaserade lösningar för att täcka alla områden som identifierats som riskområden. Fastighetsförvaltare måste kunna säkra andra områden med minsta möjliga störning och ha flexibiliteten att lägga till ytterligare passerkontroll, en dörr i taget. En lösning är att installera fristående produkter för passerkontroll, t.ex. dörrlås med tryckknapp. Låsen kan läggas till för att säkra t.ex. förvaringsskåp eller behandlingsrum mycket snabbt och kostnadseffektivt utan att påverka det huvudsakliga tillträdessystemet.
Tryckknappslås är antingen mekaniskt eller elektroniskt manövrerade och kan användas som primärlås på de flesta inner- och ytterdörrar. Det finns också tryckknappslås som enkelt kan monteras i stället för lås och nycklar som medföljer skåp, skåpskåp och skåp. På sjukhus finns det många applikationer där dessa tryckknappslås kan användas. Ett exempel är ett sängskåp där en patient kan förvara sina tillhörigheter på ett säkert sätt över natten. I skåpläget anger patienten en kod som bara låses och öppnas en gång och sedan raderas. Om en patient glömmer sin kod kan någon från fastighetsavdelningen använda en teknikers huvudkod som gör det möjligt att öppna skåpet. Andra användningsområden är personalskåp, medicinskåp och vagnar.
Hantering av åtkomstkoder
Regelbundna kodbyten säkerställer att tryckknappslås förblir en effektiv lösning för att begränsa åtkomsten, till exempel när en anställd slutar. Koden bör också ändras närhelst man anser att säkerheten har äventyrats. De flesta mekaniska tryckknappslås måste tas bort från dörren innan koden kan ändras, vilket tar 5 till 10 minuter att genomföra. Koder på elektroniska tryckknappslås kan ändras medan låset sitter på plats på dörren, vilket bara tar några sekunder.
På sjukhus kan tillgången till vissa områden också vara tidskänslig, så det kan finnas områden som måste vara låsta på natten men som måste vara fritt tillgängliga under dagen. Det kan t.ex. vara ett väntrum eller en ingång till en öppenvårdsavdelning. Tryckknappslås har ett "kodfritt" läge, vilket innebär att en anställd kan öppna låset på morgonen genom att ange koden och sedan sätta låset i "kodfritt" läge så att patienter och personal kan komma och gå under dagen. I slutet av dagen kan tillträdet till området återigen begränsas.
Investera i att spara tid
Kostnaden för tryckknappslås beror på funktion och tillverkningskvalitet. Ett mekaniskt tryckknappslås i grundutförande kan kosta upp till 30 £. Elektroniska tryckknappslås i toppklass kostar flera hundra pund. Om man tittar på prisvärdheten under produktens livslängd bör fastighetsförvaltare ta hänsyn till kostnaden för löpande underhåll. Om du till exempel har 50 mekaniska instegslås på ett sjukhus kommer det att ta knappt 10 timmar att uppdatera alla koder, som kan behöva bytas varannan månad. Även om ett elektroniskt lås är dyrare att köpa, kan koderna ändras på några minuter utan att dörren behöver tas bort, vilket sparar mycket tid för underhåll.
Problemet med nycklar
Den största fördelen med tryckknappslås är att de inte kräver någon nyckel. Nyckelhantering kan vara ett stort problem för fastighetsförvaltare. Nycklar kommer oundvikligen bort eller blir stulna, så nya nycklar måste utfärdas och lås måste bytas ut, vilket tar tid och pengar att hantera i stor skala. Det kommer oundvikligen alltid att finnas vissa dörrar på plats där det krävs lås och nyckel för att ge säkerhet och låsa en dörr mot olaga intrång; ett exempel skulle vara tillgång till personalbostäder där utfärdandet av nycklar är begränsat till den boende.
Balans mellan kostnad och funktion
Sjukhusbyggnader har komplexa behov av passerkontroll. Nyckeln till en framgångsrik implementering av passerkontroll är att balansera kostnad och funktion, för att uppnå en trygg och säker miljö som inte hindrar människor i byggnaden från att utföra sitt arbete. Anläggnings- och fastighetschefer måste bedöma de specifika tillträdeskraven för olika områden på sjukhuset och identifiera den mest kostnadseffektiva lösningen för varje tillämpning. När det gäller kostnader måste fastighetsförvaltarna ta hänsyn till kapitalkostnader, installationskostnader och löpande underhållskostnader, och ha i åtanke att eftermontering av trådbundna system kan medföra betydande extra kostnader för montering och renovering.
I praktiken använder de flesta fastighetsförvaltare en kombination av de tre huvudmetoder som beskrivs här: kortbaserade system för övervakning och kontroll; tryckknappslås för flexibilitet, användarvänlighet och låg kostnad; och traditionella nycklar och lås i områden där endast ett litet antal nycklar behöver utfärdas.