Den nya europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) träder i kraft i maj 2018, men 96% av företagen förstår den inte fullt ut. Med bara 18 månader på sig att förbereda sig är det, enligt Computer Weekly, bara 22% av företagen som anser att efterlevnaden av GDPR har högsta prioritet. Konsekvenserna av bristande efterlevnad bör dock inte ignoreras: alla företag som inte uppfyller kraven kommer antingen att behöva upphöra med sin verksamhet i europeiska länder eller ådra sig höga böter. Överträdelser av GDPR kan leda till böter på upp till 20 miljoner euro eller 4 % av den globala årsomsättningen, beroende på vilket belopp som är högst.
Företag har redan ett dagligt ansvar för att skydda kunddata, inklusive personuppgifter och betalningsuppgifter. GDPR ersätter dock nationella lagar som den brittiska dataskyddslagen (Data Protection Act, DPA) från 1998. För att uppfylla kraven måste organisationerna införa en rad nya rutiner, bland annat "privacy by design" i sina arbetsflöden. Detta innebär att företagen måste kunna visa att adekvat datasäkerhet finns på plats som en självklarhet.
De nya reglerna kräver påvisbar användning av processer och teknik för att skydda data. Det kan innebära att man investerar i dyr teknik, t.ex. sofistikerad krypteringsprogramvara, för att skydda känsliga uppgifter. Men det kan också vara så enkelt som att göra små förändringar i den fysiska kontorsmiljön, till exempel att se till att dokument och elektroniska enheter är säkert inlåsta när de inte används. Vi förväntar oss att se en ökad användning av låsbara skrivbordslådor och skåp, eftersom organisationer börjar visa tillbörlig aktsamhet när det gäller att skydda data och mer omsorgsfull åtkomstkontroll inom kontorsmiljön.
För den som vill förbereda sig inför GDPR är låsbara kontorsmöbler ett enkelt sätt att börja, eftersom de ger ytterligare säkerhet på arbetsplatsen. Dokument och filer, liksom handhållna elektroniska enheter som bärbara datorer, surfplattor och telefoner, kan låsas in på ett säkert sätt. Kompakta, diskreta lås kan enkelt eftermonteras på lådor och skåp, vilket omedelbart ger kostnadseffektiv och säker förvaring. Kodade lås med knappsats tar bort besväret med att hantera nycklar och ger alternativ för offentliga och privata funktioner, vilket maximerar deras potentiella användning. Till exempel kan en unik kod tilldelas enskilda personer eller så kan flera engångskoder anges en gång av flera personer. Den här typen av funktioner förbättrar din förmåga att spåra och kontrollera åtkomst. Användningen av den senaste tekniken för smarta nyckelfria lås stöder användningen av verifieringskedjor för en detaljerad uppdelning av vem som har haft tillgång till skåp eller kontor.
Den ökande användningen av BYOD (Bring Your Own Device) kräver också ökad säkerhet i arbetsmiljön, eftersom det medför risker och sårbarheter för dataskyddet. Det är viktigt att medarbetarna lämnar sina enheter inlåsta under lunchrasterna eller när de deltar i möten utanför sina skrivbord. En ytterligare fördel med att införa låsbara kontorsmöbler är att medarbetarna kan tilldelas säkra utrymmen där de kan förvara sina personliga tillhörigheter, vilket håller skrivborden prydliga.
Om du vill förbereda dig för GDPR genom att uppdatera din kontorsmiljö kan du se vår komplett sortiment av nyckelfria kodade lås på vår webbplats.
14, Nov 2016