Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (GDPR) tritt im Mai 2018 in Kraft, doch 96 % der Unternehmen verstehen sie nicht vollständig. Mit nur 18 Monaten Vorbereitungszeit sehen laut Computer Weekly nur 22 % der Unternehmen die Einhaltung der DSGVO als oberste Priorität an. Die Folgen einer Nichteinhaltung sollten jedoch nicht ignoriert werden: Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten, müssen entweder ihre Geschäftstätigkeit mit europäischen Ländern einstellen oder mit hohen Geldstrafen rechnen. Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung können zu Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Unternehmen sind bereits tagtäglich für den Schutz von Kundendaten, einschließlich persönlicher Informationen und Zahlungsdaten, verantwortlich. Die Datenschutz-Grundverordnung ersetzt jedoch nationale Gesetze wie das britische Datenschutzgesetz (DPA) von 1998. Um der Verordnung nachzukommen, müssen die Unternehmen verschiedene neue Verfahren einführen, darunter auch die Einführung des "eingebauten Datenschutzes" in ihre Arbeitsabläufe. Dies bedeutet, dass die Unternehmen in der Lage sein müssen, nachzuweisen, dass eine angemessene Datensicherheit selbstverständlich ist.
Die neuen Vorschriften verlangen den nachweislichen Einsatz von Verfahren und Technologien zum Schutz von Daten. Dies kann bedeuten, dass man in teure Technologien wie hochentwickelte Verschlüsselungssoftware investiert, um sensible Daten zu schützen. Es kann aber auch so einfach sein, wie kleine Änderungen an der physischen Büroumgebung vorzunehmen, z. B. sicherzustellen, dass Dokumente und elektronische Geräte sicher weggeschlossen werden, wenn sie nicht benutzt werden. Wir gehen davon aus, dass die Verwendung von abschließbaren Schubladen und Schränken zunehmen wird, da die Unternehmen damit beginnen, ihre Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu schützen und die Zugangskontrolle im Büroumfeld sorgfältiger zu gestalten.
Wer sich auf die Datenschutzgrundverordnung vorbereiten will, kann mit abschließbaren Büromöbeln beginnen, die zusätzliche Sicherheit am Arbeitsplatz bieten. Dokumente und Akten sowie tragbare elektronische Geräte wie Laptops, Tablets und Telefone können sicher weggeschlossen werden. Kompakte, unauffällige Schlösser lassen sich leicht an Schubladen und Schränken nachrüsten und bieten sofort eine kostengünstige und sichere Aufbewahrung. Codierte Schlösser mit Tastatur machen die Verwaltung von Schlüsseln überflüssig und bieten Optionen für öffentliche und private Funktionen, wodurch ihr Nutzungspotenzial maximiert wird. So kann beispielsweise einzelnen Personen ein eindeutiger Code zugewiesen werden, oder es können mehrere "Einweg"-Codes von mehreren Personen einmal eingegeben werden. Diese Art von Funktionen verbessert Ihre Fähigkeit, den Zugang zu verfolgen und zu kontrollieren. Der Einsatz der neuesten intelligenten schlüssellosen Schlosstechnologie unterstützt die Verwendung von Prüfprotokollen für eine detaillierte Aufschlüsselung, wer Zugang zu Schließfächern oder Büros hatte.
Die zunehmende Verbreitung von Bring Your Own Device (BYOD) erfordert auch zusätzliche Sicherheit in der Arbeitsumgebung, da sie Datenschutzrisiken und Schwachstellen mit sich bringt. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Geräte in den Mittagspausen oder bei Besprechungen außerhalb ihres Arbeitsplatzes sicher verschlossen lassen. Ein weiterer Vorteil der Einführung abschließbarer Büromöbel besteht darin, dass den Mitarbeitern sichere Ablagemöglichkeiten für ihre persönlichen Gegenstände zugewiesen werden können, so dass der Schreibtisch aufgeräumt bleibt.
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14, Nov 2016